Le 5S della Lean: cosa sono, a cosa servono e come usarle

La Lean è una filosofia di gestione che mira a eliminare gli sprechi e a creare valore per i clienti. Si basa su alcuni principi fondamentali, come la focalizzazione sul cliente, il coinvolgimento dei dipendenti, la riduzione dei tempi di ciclo, la qualità totale e il miglioramento continuo. La Lean nasce in Giappone negli anni ’50, grazie alla Toyota, che ha sviluppato un sistema di produzione snello e flessibile, in grado di rispondere alle esigenze del mercato e di ridurre gli sprechi.

Le 5S sono uno strumento pratico per implementare la Lean, basato su cinque principi: Seiri (eliminare), Seiton (ordinare), Seiso (pulire), Seiketsu (standardizzare) e Shitsuke (mantenere). Le 5S aiutano a migliorare l’efficienza, la qualità, la sicurezza e la soddisfazione dei lavoratori, attraverso l’organizzazione e la disciplina del posto di lavoro. Le 5S si applicano a qualsiasi settore e ambito, dalla produzione ai servizi, dall’ufficio al magazzino, dalla scuola all’ospedale.

Applicare le 5S porta a diversi vantaggi, tra cui:

• Riduzione degli sprechi, dei tempi morti, degli errori e dei difetti. Eliminando ciò che è inutile, obsoleto o danneggiato, si liberano spazi, si facilita il flusso dei materiali e delle informazioni, si prevengono gli incidenti e si evitano i rilavori.
• Aumento della produttività, della flessibilità, della capacità e della competitività. Ordinando e pulendo il posto di lavoro, si riducono i tempi di ricerca, di movimentazione, di attesa e di cambio attrezzatura, si ottimizza l’utilizzo delle risorse, si aumenta la disponibilità delle macchine e si migliora la qualità del prodotto o del servizio.
• Miglioramento dell’ambiente di lavoro, della sicurezza, della salute e del morale dei dipendenti. Standardizzando e mantenendo le 5S, si crea un ambiente di lavoro pulito, ordinato, confortevole e sicuro, si prevengono le malattie professionali, si riducono gli stress e i conflitti, si aumenta la motivazione e la collaborazione dei lavoratori.
• Creazione di una cultura di miglioramento continuo, di responsabilità e di coinvolgimento di tutto il personale. Le 5S sono un metodo semplice e visibile, che richiede la partecipazione attiva di tutti i livelli dell’organizzazione, dal management ai collaboratori. Le 5S favoriscono l’apprendimento, la creatività, l’innovazione e la risoluzione dei problemi, stimolando il senso di appartenenza e il miglioramento personale e collettivo.
• Soddisfazione dei clienti, grazie alla consegna di prodotti e servizi di qualità. Le 5S contribuiscono a soddisfare e fidelizzare i clienti, offrendo loro prodotti e servizi che rispettano i requisiti di qualità, quantità, tempestività e convenienza. Le 5S migliorano anche l’immagine dell’azienda, dimostrando la sua professionalità, la sua affidabilità e la sua attenzione al cliente.

Per implementare le 5S in modo efficace, è necessario seguire alcuni passi, tra cui:

• Formare e sensibilizzare il personale sui principi e sui benefici delle 5S. Si tratta di spiegare il significato e l’importanza delle 5S, illustrando i vantaggi che si possono ottenere e i ruoli e le responsabilità di ciascuno. Si può usare una presentazione, un video, un gioco o una visita a un’azienda che ha già applicato le 5S.
• Definire gli obiettivi, le responsabilità, le risorse e le tempistiche del progetto. Si tratta di stabilire quali sono le aree, i processi, i prodotti o i servizi da migliorare con le 5S, quali sono i risultati attesi, chi sono i responsabili e i membri del team, quali sono le risorse necessarie e disponibili, quali sono le scadenze e le modalità di realizzazione.
• Effettuare un’analisi della situazione attuale, identificando gli sprechi e le opportunità di miglioramento. Si tratta di osservare e documentare il posto di lavoro, usando strumenti come le fotografie, le mappe, le schede, i questionari, i grafici. Si deve raccogliere e analizzare i dati relativi agli sprechi, ai tempi, ai costi, alla qualità, alla sicurezza, alla soddisfazione dei clienti e dei dipendenti.
• Applicare i cinque principi delle 5S, seguendo il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act). Si tratta di pianificare, eseguire, verificare e agire per ogni fase delle 5S, seguendo le seguenti indicazioni:

• • Seiri (eliminare): si deve eliminare tutto ciò che non è necessario, obsoleto o danneggiato, classificando gli oggetti in tre categorie: da tenere, da eliminare, da decidere. Si deve usare il criterio della frequenza di utilizzo: se si usa ogni giorno si tiene, se si usa una volta al mese si decide, se non si usa mai si elimina. Si deve etichettare e registrare gli oggetti da eliminare, e decidere se venderli, donarli, riciclarli o smaltirli.
  • Seiton (ordinare): si deve ordinare tutto ciò che si è deciso di tenere, assegnando un posto e un nome a ogni cosa. Si deve usare il criterio della facilità di accesso: ciò che si usa più spesso deve essere più vicino, ciò che si usa meno spesso deve essere più lontano. Si deve usare il metodo delle 5W (Who, What, Where, When, Why): chi usa cosa, dove lo usa, quando lo usa, perché lo usa. Si deve etichettare e segnalare gli spazi, gli scaffali, i cassetti, le attrezzature, usando colori, simboli, numeri, lettere.
  • Seiso (pulire): si deve pulire tutto ciò che si è ordinato, rimuovendo polvere, sporco, macchie, oli, grassi, rifiuti. Si deve usare il criterio della prevenzione: pulire non solo per rendere bello, ma anche per prevenire guasti, danni, incidenti. Si deve usare il metodo delle 4M (Man, Machine, Material, Method): chi pulisce, con quali macchine, con quali materiali, con quali metodi. Si deve registrare e programmare le attività di pulizia, assegnando le responsabilità, le frequenze, le modalità.
  • Seiketsu (standardizzare): si deve standardizzare tutto ciò che si è pulito, stabilendo delle regole e delle procedure per mantenere l’ordine e la pulizia. Si deve usare il criterio della visibilità: rendere evidente ciò che va fatto, come va fatto, quando va fatto, da chi va fatto. Si deve usare il metodo delle 3C (Clear, Concise, Complete): le regole e le procedure devono essere chiare, concise e complete. Si deve documentare e diffondere le regole e le procedure, usando manuali, istruzioni, cartelli, poster, checklist.
  • Shitsuke (mantenere): si deve mantenere tutto ciò che si è standardizzato, seguendo e facendo seguire le regole e le procedure stabilite. Si deve usare il criterio della disciplina: rispettare e far rispettare ciò che è stato deciso, senza deroghe, scuse o eccezioni. Si deve usare il metodo delle 3R (Recognize, Reward, Remind): riconoscere, premiare e ricordare le buone pratiche. Si deve monitorare e valutare il rispetto delle regole e delle procedure, usando audit, ispezioni, feedback, suggerimenti.

• Monitorare e valutare i risultati, misurando gli indicatori di performance e confrontandoli con le basi di partenza. Si tratta di verificare se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti, se i benefici attesi sono stati ottenuti, se ci sono stati dei problemi o delle difficoltà, se ci sono dei margini di miglioramento. Si deve usare il criterio della quantificazione: misurare ciò che è misurabile, e rendere misurabile ciò che non lo è. Si deve usare il metodo delle 5M (Measure, Monitor, Manage, Maintain, Maximize): misurare, monitorare, gestire, mantenere e massimizzare i risultati.
• Standardizzare le buone pratiche, documentando le procedure e le istruzioni di lavoro. Si tratta di consolidare e formalizzare ciò che ha funzionato, rendendolo parte integrante del modo di lavorare. Si deve usare il criterio della replicabilità: rendere possibile la ripetizione delle buone pratiche in altre aree, processi, prodotti o servizi. Si deve usare il metodo delle 3D (Document, Disseminate, Do): documentare, diffondere e fare le buone pratiche.
• Mantenere e migliorare le 5S, effettuando audit periodici, riconoscendo i successi e risolvendo le eventuali non conformità. Si tratta di garantire la continuità e l’efficacia delle 5S, verificando periodicamente il livello di applicazione e di soddisfazione, premiando i meriti e correggendo le deviazioni. Si deve usare il criterio della sostenibilità: rendere duraturo e migliorabile il cambiamento. Si deve usare il metodo delle 3A (Audit, Appreciate, Act): auditare, apprezzare e agire sulle 5S.